I vantaggi della marcatura temporale elettronica per i tuoi documenti

Firma, marcatura temporale elettronica, copia attendibile o registrazione delle voci dei documenti fisico devono avere lo stesso valore legale di scansioni

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I vantaggi della marcatura temporale elettronica per i tuoi documenti

La digitalizzazione dei documenti richiede l'attuazione di nuovi meccanismi volti a dimostrare la veridicità delle informazioni contenute nei vari documenti. La firma, la marcatura temporale (il timestamp), la copia attendibile o la registrazione delle voci del documento fisico devono avere lo stesso valore legale di un documento scansionato. 

Per preservare la riservatezza, l'integrità e l'autenticità dei documenti, esistono sistemi e meccanismi specifici. La marcatura temporale elettronica consente di adempiere a queste missioni, non appena viene offerta da un fornitore di servizi di fiducia come YouSign.

La marca temporale elettronica (Timestamping) evidenzia la non corruzione dei dati in un documento, durante un periodo prestabilito. Questo sistema è uno dei vari servizi fiduciari per le transazioni elettroniche, disciplinato in Europa dal Regolamento eIDAS (n° 910/2014). Questo regolamento specifica il quadro giuridico che consente di garantire le transazioni elettroniche tra cittadini, imprese e settore pubblico all'interno dell'Unione europea.

Oltre alla marcatura temporale, il Regolamento eIDAS disciplina altri meccanismi di identificazione come firme o sigilli elettronici al fine di garantire un'interazione sicura all'interno del mercato digitale.

Nell'ambito della marcatura temporale elettronica, il prestatore di servizi fiduciari qualificato agisce in qualità di terzo attestante l'esistenza di determinati dati elettronici in una determinata data e ora.

Vantaggi dell'utilizzo della marcatura temporale elettronica

Garanzie legali rafforzate. La marcatura temporale elettronica consente la prova legale che i documenti non hanno subito alcuna modifica, una volta applicato il meccanismo della marcatura temporale.

Integrità preservata. La marcatura temporale elettronica garantisce la totale integrità di un documento archiviato, assicurando che il suo contenuto non sia stato modificato o alterato una volta applicata la procedura di marcatura temporale.

Maggiore competitività. Le aziende e le organizzazioni che utilizzano soluzioni di orodatario dei documenti elettronici offrono un certo livello di sicurezza ai propri clienti e fornitori, che consente loro di aumentare automaticamente la propria competitività.

Come viene applicata la marcatura temporale elettronica?

Il Regolamento eIDAS specifica che una marca temporale elettronica qualificata deve soddisfare i seguenti requisiti:

  • Collega la data e l'ora ai dati in modo tale da escludere ragionevolmente la possibilità di una modifica non rilevabile dei dati.
  • Si basa su un orologio esatto collegato al Tempo Coordinato Universale.
  • È sottoscritto mediante firma elettronica avanzata o sigillato mediante sigillo elettronico avanzato del prestatore di servizi fiduciari qualificato, o con un metodo equivalente.

I diversi usi del certificato elettronico

In molti casi, sia in ambito privato che in ambito pubblico, i meccanismi legati a tale certificazione consentono di risolvere inequivocabilmente situazioni di disaccordo.

Sebbene la firma elettronica sia un meccanismo di certificazione riconosciuto che ne garantisce l'autenticità, l'assenza di una marca temporale elettronica non riconosce legalmente l'ora e/o la data in cui è stata firmata. Non è quindi possibile garantire che il documento non sia stato modificato da quando è stato presentato all'Autorità per la Marcatura Temporale Elettronica.

Ogni volta che un processo richiede di certificare l'esistenza di determinati dati digitali o di un documento in un determinato momento nella forma in cui è stato presentato, è richiesta la marcatura temporale elettronica.

Uno degli utilizzi più diffusi della tecnologia di marca temporale elettronica è per l'archiviazione delle fatture elettroniche. La maggior parte dei paesi richiede che le fatture elettroniche siano archiviate per un periodo minimo, garantendo la loro integrità e autenticità attraverso l'applicazione di sigilli elettronici.

Inoltre, nell'ambito della tutela della proprietà intellettuale, l'apposizione di un sigillo elettronico su un'opera letteraria costituisce una garanzia in caso di plagio.

Anche il settore assicurativo è interessato, sia in fase di sottoscrizione di contratti assicurativi, sia in caso di presentazione di perizie in caso di sinistro. Ad esempio, potrebbe essere essenziale dimostrare una data specifica in cui sono state scattate le foto.

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